Die Implementierung eines neuen Abrechnungssystems ist oft Gegenstand zahlreicher Überlegungen. Es wird allgemein angenommen, dass eine solche Änderung erst zu Beginn des Geschäftsjahres vorgenommen werden sollte. Dabei handelt es sich um eine vorgefasste Meinung. Entdecken Sie mit uns, warum es nicht nur möglich, sondern auch vorteilhaft ist, die Umstellung während des Jahres vorzunehmen.
Zunächst einmal sind Jahresanfang und Jahresende, wenn die Verwaltung viel zu tun hat, selten die Zeit für große Veränderungen. Bilanzen, Abschlüsse, Gehälter, Steuern… Ihre Personalabteilung hat genug zu tun. Die Einführung eines neuen Lohnabrechnungssystems erfordert jedoch Zeit, Genauigkeit und viele Berechnungen. Die Entscheidung, den Übergang in einer ruhigen Phase, d. h. im Laufe des Jahres, zu vollziehen, trägt dazu bei, ihn effizient und zufriedenstellend zu gestalten. Die Umstellung ist nicht nur bequemer, sondern hat auch einen technischen Vorteil.
Technisch gesehen müssen die Gehälter seit Beginn des Jahres neu berechnet werden. Dies mag auf den ersten Blick mühsam und überflüssig erscheinen, hat aber in Wirklichkeit viele Vorteile. Erstens ermöglicht die Überprüfung der zuvor festgelegten Aktionen eine Prüfung der Einstellungen und Berechnungen des aktuellen Dienstleisters des Kunden. Dies ist auch eine Gelegenheit, mögliche Fehlinterpretationen der Lohn- und Gehaltsregeln des Kunden oder der in einem Tarifvertrag beschriebenen Regeln durch den aktuellen Dienstleister zu korrigieren und eine neue Parametrisierung der Lohn- und Gehaltskomponenten mit den tatsächlichen Produktionsdaten zu validieren. Die vorgenommenen Einstellungen werden dann direkt so weit wie möglich an Ihre Bedürfnisse angepasst.
Darüber hinaus ermöglicht die Implementierung eines neuen Lohnsystems im Laufe des Jahres eine schrittweise Aneignung der Lohnverwaltung über unser Abacus-Tool (mit einigen Monaten paralleler Lohnverarbeitung für unsere SaaS-Kunden). Die Kunden können auch auf unsere Parametrisierung des Lohnreglements und der Buchhaltung mit Massenerfassungen oder über Schnittstellen zu Drittapplikationen rückversichert werden. Der Vergleich zwischen den alten und den neuen Parametern ermöglicht es, die Richtigkeit der Zahlen zu bestätigen und hypothetische Rechenfehler aufzudecken. Letztere können dann sofort korrigiert werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Wechsel des Zahlungssystems im Laufe des Jahres aus mehreren Gründen vorteilhaft ist. Zunächst ist es ein hervorragendes Mittel, um sicherzustellen, dass bislang keine Fehler gemacht wurden. Es ermöglicht auch, die Berechnungen zu aktualisieren, damit sie den Sozial- und Steuerbeiträgen mit jährlichen Grundlagen und Höchstgrenzen so nahe wie möglich kommen. Das System wird also mit Sicherheit für die Sozialversicherungs- und Steuererklärung am Jahresende korrekt sein. Ein Ratschlag jedoch: Diese Übung bringt bis zur Mitte des Kalenderjahres zahlreiche Vorteile mit sich; nach dem Sommer kann sie aufgrund der Arbeitsbelastung und der Kosten, die sie verursacht, belastend werden.