Implémenter un nouveau système de payroll est souvent l’objet de nombreuses réflexions. On pense communément qu’il faut attendre le début de l’année administrative pour opérer un tel changement. Il s’agit là d’une idée préconçue. Découvrez avec nous pourquoi le faire durant l’année est à la fois possible mais surtout avantageux.
D’abord, les débuts et les fins d’année, périodes administratives chargées, apparaissent rarement comme des moments propices à de grands changements. Bilans, clôtures, salaires, taxes… Votre département RH a suffisamment à faire. Cependant, implémenter un nouveau système de payroll requiert du temps, de la précision et de nombreux calculs. Choisir d’opérer cette transition lors d’une période calme, c’est-à-dire en cours d’année, participe à la rendre efficace et satisfaisante. Rendue plus confortable, cette manœuvre revêt aussi un avantage technique non négligeable.
Sur le plan technique en effet, cette pratique oblige à recalculer les salaires depuis le début de l’année. Semblant à première vue fastidieuse et redondante, cette action comporte en réalité de nombreux avantages. Premièrement, passer en revue des actions préalablement établies permet d’auditer le paramétrage et les calculs du prestataire actuel du client. Aussi, c’est l’occasion de corriger d’éventuelles mauvaises interprétations par le prestataire actuel des règles de paie du client ou des règles décrites dans une convention collective ; et de valider un nouveau paramétrage des composants salaires avec les données réelles de production. Les réglages opérés seront alors directement adaptés au plus proche de vos besoins.
En outre, implémenter un nouveau système de payroll en cours d’année permet de s’approprier progressivement la gestion des salaires via notre outil Abacus (avec quelques mois de traitements parallèles des salaires pour nos clients SaaS). Les clients peuvent aussi être réassurés sur notre paramétrage du réglementaire salaire et comptable avec des saisies en masse ou via des interfaces d’applications tierces. En effet, la comparaison entre les anciens et les nouveaux paramètres permet autant de valider la justesse des chiffres que de déceler d’hypothétiques erreurs de computation. Ces dernières pourraient alors être immédiatement rectifiées.
En conclusion, changer de système de payroll en cours d’année est avantageux à plusieurs titres. C’est d’abord un excellent moyen de s’assurer qu’aucune erreur n’ait été commise jusqu’à présent. Cela permet aussi de mettre à jour les calculs pour qu’ils soient au plus proche des contributions sociales et fiscales avec bases et plafonds annuels. Le système sera donc assurément correct pour les déclarations sociales et fiscales de fin d’année. Un conseil cependant : cet exercice apporte de nombreux bénéfices jusqu’en milieu d’année civile ; au-delà de l’été il peut devenir contraignant en raison de la charge de travail et du coût qu’il génère.