L’imposition à la source (IS) est une obligation incontournable pour les employeurs, particulièrement en ce qui concerne les travailleurs étrangers et frontaliers, pour lesquels des accords internationaux sont en vigueur.
Gare au suivi administratif, en cas de changements de résidence ou de statut ! Ce guide pratique est destiné à vous aider à comprendre et à appliquer correctement l’imposition à la source pour vos employé-e-s, car les erreurs peuvent coûter chères !
1. Imposition des résident-e-s suisses soumis à l’impôt à la source
Les travailleurs-euses étrangers-ères résidant en Suisse, qui ne possèdent pas de permis d’établissement (permis C) sont imposé-e-s à la source. Cela concerne les employé-e-s titulaires d’un permis B, L ou Ci.
• Calcul de l’impôt : Vous devez appliquer les barèmes cantonaux en fonction de la situation personnelle de l’employé-e (célibataire, marié-e, avec ou sans enfants, etc.).
• Versement à l’administration fiscale cantonale (AFC) : Le montant de l’impôt prélevé sur le salaire brut de l’employé-e doit être reversé à l’administration cantonale chaque mois ou trimestre.
• Gestion des changements : Si la situation change (mariage, enfants, changement de canton), vous devez ajuster les prélèvements en conséquence, sur le mois suivant le changement.
2. Imposition des frontaliers-ères
Est considéré frontalier-ère tout-e ressortissant-e d’un Etat UE/AELE, qui séjourne sur le territoire d’un Etat UE/AELE, mais travaille en Suisse (comme salarié-e ou indépendant-e et dont le siège de l’entreprise se trouve en Suisse.
La gestion de leur imposition varie selon le canton dans lequel ils travaillent.
Régime fiscal selon le canton :
• Genève : Les frontaliers-ères travaillant à Genève sont imposé-e-s à la source en Suisse. L’employeur prélève l’impôt directement sur le salaire et le reverse à l’administration fiscale genevoise.
• Vaud et Autres cantons: Dans les cantons de Vaud, Berne, Soleure, Bâle-Ville, Bâle-Campagne, Valais, Neuchâtel et Jura, les frontaliers sont imposés en France. Ils doivent alors déclarer leurs revenus auprès des autorités fiscales françaises et l’employeur n’est pas tenu de prélever l’impôt à la source (selon conditions ci-dessous).
Démarche pour l’employeur :
• Attestation de résidence fiscale (ARF) : Pour éviter une double imposition à l’employé-e, et justifier le non-prélèvement à la source, l’employeur doit en obtenir une attestation de résidence fiscale et la transmettre aux autorités fiscales cantonales dans les délais.
• Déclaration correcte des revenus (en cas d’IS) : Il est crucial d’assurer que les montants déclarés correspondent à la réalité, pour éviter des ajustements fiscaux en fin d’année.
• Attention : en cas de non-prélèvement d’IS sans ARF, l’employeur peut être tenu de rembourser à l’AFC l’équivalent de ce qui aurait dû être prélevé.
Exemple pratique :
Un frontalier travaillant à Genève, avec un salaire brut de CHF 8’000.- est soumis à un prélèvement à la source, selon barèmes genevois. Cependant, s’il déménage dans un autre canton comme Vaud, il devra déclarer ses revenus en France, et ne sera plus imposé à la source en Suisse, dès le mois suivant son changement officiel d’adresse, selon transmission de l’ARF. (Une personne ne transmetant pas cette dernière reste imposée à la source et devra entreprendre les démarches pour rectification dès sa réception).
3. Gestion de l’imposition en cas de déménagement
Déménagement d’un canton suisse à un autre:
Si un-e employé-e (permis B p.ex.) déménage dans un autre canton, la règle générale est que l’imposition (ici à la source) s’applique dans le canton où il-elle réside au 31 décembre de l’année fiscale. Cela signifie que même si l’employé-e déménage en novembre, il-elle sera imposé-e dans son nouveau canton pour toute l’année (ici reste sous impôt source).
• Démarche pour l’employeur : Vous devez informer l’administration fiscale du canton d’accueil, dès que vous avez connaissance du changement de domicile, et appliquer les nouveaux barèmes à partir du mois suivant le déménagement.
• Fournir le formulaire de déclaration d’IS dans les plus brefs délais à l’AFC.
Déménagement de Suisse vers France et vice-versa
• Démarche pour l’employeur :
o Si vous gérez des employé-e-s multisites, vérifiez la règle d’imposition du canton de travail et faites le suivi des documents requis (formulaire de déclaration d’IS ou ARF).
o Ne changez vos déclarations, que dès réception des documents officiels, quitte à le faire en rétroactif.
4. Risques et sanctions en cas d’erreur
Un calcul erroné de l’imposition à la source peut avoir de lourdes conséquences, tant pour l’employeur que pour l’employé-e.
• Pénalités pour l’employeur : Ne pas respecter les délais de versement ou mal calculer les montants dûs peuvent entraîner des pénalités financières. En cas de fraude ou de non-respect délibéré des obligations fiscales, des amendes ou des remboursements peuvent être imposés.
• Risques pour l’employé : Un employé qui omet de signaler un changement de situation ou qui ne demande pas de rectification dans les délais peut se retrouver face à une régularisation rétroactive importante et des intérêts de retard.
5. Conseils pratiques pour les employeurs
• Utilisation de logiciels de gestion de paie : Utilisez des logiciels capables de gérer les spécificités cantonales de l’imposition à la source et de suivre les changements de résidence ou de statut.
• Vérification régulière des barèmes fiscaux : Assurez-vous que vous appliquez les barèmes cantonaux à jour et vérifiez les changements de législation qui pourraient affecter le calcul des impôts.
• Collaborer avec un expert fiscal : En cas de doute ou de situation complexe, il peut être judicieux de consulter un conseiller fiscal pour s’assurer que toutes les obligations soient respectées.
Conclusion
Adoptez les bons réflexes ! La gestion de l’imposition à la source en Suisse exige rigueur et attention, notamment lorsqu’il s’agit de changements de statut ou de résidence. Les employeurs doivent non seulement calculer et prélever correctement l’impôt, mais aussi être réactifs face aux modifications de situations.
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